Steuerliche Absetzbarkeit von Erhaltungsrücklagen: Was Vermieter beachten müssen

Eigentümer von vermieteten Wohnungen können grundsätzlich Zahlungen in die Erhaltungsrücklage als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Doch Vorsicht: Ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH, Urteil v. 14.01.2025, Az. IX R 19/24) stellt klar, dass dies nicht bereits bei der Einzahlung der Fall ist. Vielmehr ist der Zeitpunkt der Verausgabung durch die Eigentümergemeinschaft entscheidend.

Der Fall: Vermieter wollten Vorschüsse sofort absetzen

Im verhandelten Fall hatten mehrere Eigentümer ihre Wohnungen vermietet und die von ihnen geleisteten Vorschüsse in die Erhaltungsrücklage als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung angegeben. Das Finanzamt verweigerte jedoch den sofortigen Abzug und argumentierte, dass die steuerliche Berücksichtigung erst dann erfolgen könne, wenn die zurückgestellten Mittel tatsächlich für Erhaltungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum verwendet werden.

Die Eigentümer klagten gegen diese Entscheidung, sodass der Fall letztlich vor dem Bundesfinanzhof landete.

BFH-Urteil: Werbungskosten erst bei tatsächlicher Verwendung

Der BFH wies die Klage der Eigentümer ab und stellte klar, dass der Abzug als Werbungskosten erst in dem Jahr möglich ist, in dem die Rücklage für konkrete Erhaltungsmaßnahmen ausgegeben wird.

Hintergrund ist der Grundsatz, dass Werbungskosten gemäß § 9 Abs. 1 Satz 1 EStG einen unmittelbaren wirtschaftlichen Zusammenhang mit der Vermietungstätigkeit haben müssen. Zwar leisten Eigentümer die Zahlungen in die Erhaltungsrücklage, doch das Geld gehört nach der Einzahlung nicht mehr ihnen, sondern der Wohnungseigentümergemeinschaft. Die Zahlung in die Rücklage stellt somit noch keine abzugsfähige Ausgabe dar.

Ein steuerlich relevanter Zusammenhang mit der Vermietung entsteht erst dann, wenn die Eigentümergemeinschaft die angesammelten Mittel für Erhaltungsmaßnahmen verwendet. Erst ab diesem Zeitpunkt fließt das Geld tatsächlich der Immobilie zu und kann als Werbungskosten angesetzt werden. An dieser steuerlichen Regelung hat auch die WEG-Reform 2020 nichts geändert.

Wichtig: Hausgeldabrechnung genau prüfen!

Für Vermieter ist es entscheidend, die Hausgeldabrechnung des Verwalters genau zu prüfen. Denn aus dieser muss klar ersichtlich sein, ob und in welchem Umfang Mittel aus der Erhaltungsrücklage tatsächlich verwendet wurden. Falls dies nicht eindeutig hervorgeht, sollte der Vermieter beim Verwalter nachhaken. Nur wenn die Verausgabung sauber dokumentiert ist, kann der steuerliche Abzug korrekt geltend gemacht werden.

Fazit: Absetzbar, aber nicht sofort – Transparenz zählt

Vermieter von Eigentumswohnungen sollten sich bewusst sein, dass Vorschüsse in die Erhaltungsrücklage nicht sofort als Werbungskosten angesetzt werden können. Die steuerliche Berücksichtigung erfolgt erst, wenn die Eigentümergemeinschaft das Geld tatsächlich für Erhaltungsmaßnahmen ausgibt. Wer steuerliche Vorteile nutzen möchte, sollte nicht nur die eigene Liquiditätsplanung im Blick haben, sondern auch sicherstellen, dass die Hausgeldabrechnung die Verausgabung der Rücklage korrekt ausweist.

Eine transparente und nachvollziehbare Abrechnung durch die Hausverwaltung erleichtert diesen Prozess erheblich – und sollte für eine gute Verwaltung selbstverständlich sein.